Caso Ambev: automatización de flujo jurídico en gestión de eventos

Cuando un solo contrato demorado puede frenar un evento patrocinado por una de las cervecerías más grandes del mundo, la automatización de flujo jurídico deja de ser una conveniencia y se convierte en un asunto de ingresos.

El desafío de Ambev: cientos de eventos patrocinados sin control centralizado

Las filiales de Ambev crean cientos de eventos patrocinados cada año, desde festivales hasta activaciones regionales que llevan la marca de la compañía a públicos distintos en cada plaza. Esa operación es una de las principales palancas de branding, upselling y activación de marca de la empresa, lo que la vuelve estratégica y no solo operativa. Este es el trasfondo del caso de éxito Ambev que dio origen a Legal Connections.

Antes del proyecto, la gestión de eventos corporativos dependía de procesos manuales y descentralizados, sin un estándar común entre las filiales que organizaban cada evento. Un solo retraso en la aprobación de un contrato o en la documentación de un proveedor podía comprometer la fecha del evento completo, y ninguna área tenía visibilidad clara de dónde se trababa el proceso.

• ✓Proveedores sin estándar de registro entre filiales, lo que exigía auditoría manual en cada nuevo evento
• ✓Jurídico tardando días en aprobar cada contrato, un cuello de botella capaz de inviabilizar el evento completo si el plazo se ajustaba
• ✓Operación sin visión consolidada de los cronogramas ni del estado de cada evento en curso
• ✓Financiero sin previsibilidad de resultados para proyectar presupuesto con confianza
• ✓Comunicación fragmentada entre jurídico, financiero, marketing y operación, dispersa en correos, planillas y sistemas aislados que no se comunicaban entre sí

El diagnóstico de Agence: por qué el proceso manual era un riesgo para el negocio

Antes de diseñar cualquier funcionalidad, el equipo de consultoría de Agence mapeó el proceso de eventos de Ambev de punta a punta, desde la solicitud inicial de una filial hasta la aprobación final y el cierre financiero. Ese mapeo incluyó conversaciones directas con jurídico, financiero, marketing y operación, para entender dónde cada área perdía tiempo y en qué punto la información se perdía entre un sistema y otro.

El diagnóstico reveló algo que cambió el rumbo del proyecto: un solo retraso en la aprobación jurídica de un contrato no era apenas una molestia administrativa. Podía frenar un evento completo e impactar los ingresos de la compañía de forma directa, ya que la operación de eventos funciona como motor de ventas y activación de marca. Quedó claro, además, que el área de eventos ocupaba un papel estratégico dentro de Ambev y no solo operativo, lo que amplió la ambición del proyecto desde la primera reunión de alcance.

Esa lectura de negocio, hecha antes de escribir cualquier línea de código, fue lo que llevó la propuesta más allá de una simple herramienta de gestión. La etapa de ideación, dentro de la metodología de Agence, existe justamente para eso: identificar oportunidades que la tecnología sola no ve, y transformar un pedido de sistema en un proyecto de automatización de flujo jurídico completo.

Legal Connections: la solución híbrida que unió jurídico, financiero y operación

Legal Connections nació de esa lectura de negocio: un sistema de gestión de eventos patrocinados construido como plataforma web y mobile empresarial, capaz de administrar de principio a fin los eventos que usan la marca Ambev. Reúne en un solo lugar la centralización de documentos jurídicos, la aprobación de contratos automatizada y el seguimiento financiero de cada evento, sustituyendo el vaivén de correos y planillas por un flujo único y trazable. Esa lógica de sacar aprobaciones críticas del trámite manual y convertirlas en flujo automatizado es el mismo principio detrás de los proyectos de automatización de procesos que Agence conduce en otras operaciones empresariales, adaptado aquí a la realidad jurídica y financiera de eventos patrocinados.

Funcionalidades de la versión web

Diferenciales de la versión mobile

La versión mobile lleva las mismas funcionalidades fuera del dominio corporativo de Ambev, directo al lugar del evento, algo que solo tiene sentido en una solución pensada como aplicación móvil desde el inicio, y no como una adaptación tardía del sistema web.

• Registro de eventos directo desde el lugar, sin depender del acceso a la red interna
• Consulta, edición y eliminación de eventos en tiempo real
• Visualización de archivos y contratos para aprobación en campo
• Notificaciones en tiempo real sobre el estado de cada evento
• Misma lógica de aprobación de la versión web, sin retrabajo de digitación

La metodología de Agence, de la consultoría a la mejora continua

Legal Connections no nació de un briefing cerrado de pantallas y funcionalidades. Recorrió las seis etapas que estructuran todo proyecto de desarrollo de software a medida para grandes empresas en Agence, y es ese recorrido, no una lista de requisitos, lo que explica por qué la plataforma se convirtió en el sistema oficial de eventos de Ambev. Es el mismo razonamiento detrás de cualquier proyecto serio de software corporativo, detallado en esta guía sobre el ciclo de desarrollo de software: cuanto antes entra el diagnóstico, menor el riesgo de construir la funcionalidad equivocada.

1. 1DiagnósticoMapeo de los procesos de eventos de punta a punta, con dimensionamiento de las funcionalidades necesarias para cada área involucrada. Esta etapa reveló, por ejemplo, que jurídico y financiero usaban criterios distintos para aprobar al mismo proveedor, lo que ya apuntaba a la necesidad de un registro único.
2. 2IdeaciónIdentificación de oportunidades estratégicas que iban más allá de la implementación tecnológica pura, ampliando el alcance original del proyecto. Fue en este momento que la plataforma dejó de pensarse como un sistema de control y pasó a diseñarse como el punto de entrada oficial de cualquier evento nuevo.
3. 3PrototipadoMockup con centralización de datos, gestión financiera y de controladoría y sistema de contratos, probado antes de escribir cualquier línea de código de producción. El prototipo fue validado con usuarios de distintas áreas antes de convertirse en especificación técnica, lo que evitó retrabajo en los sprints siguientes.
4. 4ValidaciónEntregas modulares en sprints, con validación continua junto al cliente en cada incremento de la plataforma. Cada módulo, desde el registro de eventos hasta el flujo de aprobación, se probó en uso real con un grupo piloto antes de llegar a las demás filiales.
5. 5ImplementaciónLa plataforma se convierte en el lugar oficial de solicitud y aprobación de eventos dentro de Ambev, indispensable para todas las áreas involucradas. A partir de ese punto, un evento que no pasara por Legal Connections no tenía contrato aprobado ni presupuesto liberado.
6. 6Mejora continuaNuevas automatizaciones e inteligencia incorporadas al sistema después del go-live, acompañando la operación real de Ambev. El equipo de Agence siguió monitoreando el uso de la plataforma para identificar nuevos cuellos de botella y proponer automatizaciones adicionales, en lugar de considerar el proyecto cerrado en la entrega.

Resultados e impacto en la operación de eventos de Ambev

Los dos últimos números merecen una aclaración importante: describen el tamaño del negocio de Ambev, una compañía que factura más de R$ 58 mil millones y vende más de 1.600 millones de litros al año, y no un resultado que el software produjo por sí solo. Legal Connections no generó esa facturación. Lo que hizo fue permitir que esa operación dejara de depender de correo y planilla justamente en el frente de negocio que ya representaba más del 40% de los nuevos ingresos de la compañía, hoy responsable de más de 4 mil eventos patrocinados por año. Actualmente la plataforma gestiona directamente más de 1 mil eventos anuales, lo que significa que el cuello de botella jurídico capaz de frenar un evento a la vez se convirtió en un flujo con aprobación previsible y trazable.

Esa ganancia se refleja en detalles concretos del día a día de la operación. Los proveedores que antes debían reenviar documentación en cada nuevo evento pasaron a tener un registro único y validado, lo que elimina auditorías repetidas. La controladoría, que antes cerraba resultados con semanas de retraso por depender de planillas manuales, hoy sigue el costo de cada evento en tiempo real. Equipos de distintas filiales, que antes discutían por correo quién era responsable de aprobar qué, pasaron a seguir el mismo flujo dentro de la plataforma, con historial visible para todas las áreas.

• ✓Estandarización de proveedores sin depender de auditoría manual recurrente en cada nuevo evento
• ✓Trazabilidad completa del ciclo de vida de cada evento, desde la solicitud inicial hasta la aprobación final y el cierre financiero
• ✓Previsibilidad financiera para que la controladoría siga el resultado de cada evento en tiempo real, no solo al final del mes
• ✓Reducción del retrabajo entre jurídico, financiero, marketing y operación, que hoy comparten el mismo historial de aprobación

Por qué este caso importa para empresas de cualquier sector

La lección detrás de Legal Connections vale para cualquier empresa, dentro o fuera del sector de bebidas: entender el proceso de negocio antes de decidir qué tecnología construir. Un flujo jurídico o financiero atascado en aprobaciones recurrentes es un riesgo de ingresos en cualquier operación que dependa de eso todos los días, ya sea un evento patrocinado, un contrato de suministro o una liberación de crédito. Una cadena de retail que necesita aprobar contratos de reposición con cientos de proveedores regionales enfrenta el mismo tipo de cuello de botella: cada día de retraso en la aprobación jurídica es un día más de estante vacío o de promoción que no sale del papel. En la industria, el mismo problema aparece en la liberación de contratos con transportistas y distribuidores, donde un retraso jurídico puede frenar toda una línea de suministro.

Las plataformas híbridas, con versión web y mobile, sirven a cualquier operación que combine trabajo de oficina con actividad en campo, del retail a la industria, siempre que los equipos necesiten consultar o aprobar algo fuera del dominio corporativo. Construir este tipo de solución exige el mismo cuidado de arquitectura que un sistema web corporativo, para que el panel de gestión y la aplicación de campo compartan las mismas reglas de aprobación sin duplicar datos.

Para montar este tipo de solución sin inflar la plantilla interna, muchas empresas recurren a modelos de outsourcing de TI, que reúnen consultoría, desarrollo y UX en un equipo multidisciplinario dimensionado para el proyecto. Así es como Agence atiende operaciones empresariales complejas desde oficinas en São Paulo, Campo Grande, Santiago, Bogotá y Nueva York.

Si tu empresa también sufre con aprobaciones que dependen de mensajes sueltos y archivos perdidos, vale la pena entender cómo se aplicaría este mismo diagnóstico a tu proceso antes de elegir una herramienta lista para usar.

Preguntas frecuentes sobre Legal Connections y la automatización de flujo jurídico

Lleva tu proyecto adelante con Agence

Lo que resolvió el cuello de botella jurídico de Ambev no fue una lista de funcionalidades listas, fue el diagnóstico que vino antes de ellas. El mismo camino sirve para destrabar cualquier flujo de aprobación: mapear el proceso real, diseñar un sistema a medida y ganar la trazabilidad y previsibilidad que Ambev ganó con Legal Connections. Conversa con Agence sobre tu proceso y descubre qué camino tiene más sentido para tu negocio.

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