Case Ambev: automação de fluxo jurídico na gestão de eventos

Quando um único contrato atrasado pode travar um evento patrocinado por uma das maiores cervejarias do mundo, automação de fluxo jurídico deixa de ser conveniência e vira questão de receita.

O desafio da Ambev: centenas de eventos patrocinados sem controle centralizado

As filiais da Ambev criam centenas de eventos patrocinados todos os anos, de festivais a ativações regionais que levam a marca da companhia a públicos diferentes em cada praça. Essa operação é uma das principais alavancas de branding, upselling e ativação de marca da empresa, o que a torna estratégica, não apenas operacional. Este é o pano de fundo do case de sucesso Ambev que deu origem ao Legal Connections.

Antes do projeto, a gestão de eventos corporativos dependia de processos manuais e descentralizados, sem um padrão comum entre as filiais que organizavam cada evento. Um único atraso na aprovação de um contrato ou na documentação de um fornecedor podia comprometer a data do evento inteiro, e nenhuma área tinha visão clara de onde o processo travava.

• ✓Fornecedores sem padrão de cadastro entre filiais, exigindo auditoria manual a cada novo evento
• ✓Jurídico levando dias para aprovar cada contrato, um gargalo capaz de inviabilizar o evento inteiro se o prazo apertasse
• ✓Operação sem visão consolidada dos cronogramas e do status de cada evento em andamento
• ✓Financeiro sem previsibilidade de resultados para projetar orçamento com confiança
• ✓Comunicação fragmentada entre jurídico, financeiro, marketing e operação, espalhada por e-mails, planilhas e sistemas isolados que não conversavam entre si

O diagnóstico Agence: por que o processo manual era um risco para o negócio

Antes de desenhar qualquer funcionalidade, a equipe de consultoria da Agence mapeou o processo de eventos da Ambev ponta a ponta, da solicitação inicial de uma filial até a aprovação final e o encerramento financeiro. Esse mapeamento envolveu conversas diretas com jurídico, financeiro, marketing e operação, para entender onde cada área perdia tempo e em que ponto a informação se perdia entre um sistema e outro.

O diagnóstico revelou algo que mudou o rumo do projeto: um único atraso na aprovação jurídica de um contrato não era só um incômodo administrativo. Podia travar um evento inteiro e impactar a receita da companhia de forma direta, já que a operação de eventos funciona como motor de vendas e ativação de marca. Ficou claro, também, que a área de eventos ocupava um papel estratégico dentro da Ambev, não apenas operacional, o que ampliou a ambição do projeto desde a primeira reunião de escopo.

Essa leitura de negócio, feita antes de qualquer linha de código, foi o que levou a proposta além de uma simples ferramenta de gestão. A etapa de ideação, dentro da metodologia da Agence, existe exatamente para isso: identificar oportunidades que a tecnologia sozinha não enxerga, e transformar um pedido de sistema em um projeto de automação de fluxo jurídico completo.

Legal Connections: a solução híbrida que uniu jurídico, financeiro e operação

O Legal Connections nasceu dessa leitura de negócio: um sistema de gestão de eventos patrocinados construído como plataforma web e mobile para grandes empresas, capaz de administrar do início ao fim os eventos que usam a marca Ambev. Ele reúne em um único lugar a centralização de documentos jurídicos, a aprovação de contratos automatizada e o acompanhamento financeiro de cada evento, substituindo o vaivém de e-mails e planilhas por um fluxo único e rastreável. Essa lógica de tirar aprovações críticas do trâmite manual e transformá-las em fluxo automatizado é o mesmo princípio por trás dos projetos de automação de processos que a Agence conduz em outras operações enterprise, adaptado aqui à realidade jurídica e financeira de eventos patrocinados.

Funcionalidades da versão web

Diferenciais da versão mobile

A versão mobile leva as mesmas funcionalidades para fora do domínio corporativo da Ambev, direto para o local do evento, algo que só faz sentido em uma solução pensada como aplicativo desde o início, e não como uma adaptação tardia do sistema web.

• Cadastro de eventos direto do local, sem depender de acesso à rede interna
• Consulta, edição e exclusão de eventos em tempo real
• Visualização de arquivos e contratos para aprovação em campo
• Notificações em tempo real sobre o status de cada evento
• Mesma lógica de aprovação da versão web, sem retrabalho de digitação

A metodologia Agence, da consultoria à melhoria contínua

O Legal Connections não nasceu de um briefing fechado de telas e funcionalidades. Ele percorreu as seis etapas que estruturam todo projeto de desenvolvimento de software sob medida para grandes empresas na Agence, e é essa jornada, não uma lista de requisitos, que explica por que a plataforma virou o sistema oficial de eventos da Ambev. É o mesmo raciocínio por trás de qualquer projeto sério de software corporativo, detalhado neste guia sobre o processo de desenvolvimento de software: quanto mais cedo o diagnóstico entra, menor o risco de construir a funcionalidade errada.

1. 1DiagnósticoMapeamento dos processos de eventos ponta a ponta, com dimensionamento das funcionalidades necessárias para cada área envolvida. Essa etapa revelou, por exemplo, que jurídico e financeiro usavam critérios diferentes para aprovar o mesmo fornecedor, o que já apontava para a necessidade de um cadastro único.
2. 2IdeaçãoIdentificação de oportunidades estratégicas que iam além da implementação tecnológica pura, ampliando o escopo original do projeto. Foi nesse momento que a plataforma deixou de ser pensada como um sistema de controle e passou a ser desenhada como o ponto de entrada oficial de qualquer evento novo.
3. 3PrototipaçãoMockup com centralização de dados, gestão financeira e da controladoria e sistema de contratos, testado antes de qualquer linha de código de produção. O protótipo foi validado com usuários de diferentes áreas antes de virar especificação técnica, o que evitou retrabalho nas sprints seguintes.
4. 4ValidaçãoEntregas modulares em sprints, com validação contínua ao lado do cliente a cada incremento da plataforma. Cada módulo, do cadastro de eventos ao fluxo de aprovação, foi testado em uso real por um grupo piloto antes de chegar às demais filiais.
5. 5ImplementaçãoA plataforma se torna o local oficial de solicitação e aprovação de eventos dentro da Ambev, indispensável para todas as áreas envolvidas. A partir desse ponto, um evento que não passasse pelo Legal Connections não tinha contrato aprovado nem orçamento liberado.
6. 6Melhoria contínuaNovas automações e inteligência incorporadas ao sistema depois do go-live, acompanhando a operação real da Ambev. A equipe da Agence seguiu monitorando o uso da plataforma para identificar novos gargalos e propor automações adicionais, em vez de considerar o projeto encerrado na entrega.

Resultados e impacto na operação de eventos da Ambev

Os dois últimos números merecem um esclarecimento importante: eles descrevem o porte do negócio da Ambev, uma companhia que fatura mais de R$ 58 bilhões e vende mais de 1,6 bilhão de litros por ano, e não um resultado que o software produziu sozinho. O Legal Connections não gerou esse faturamento. Ele viabilizou que essa operação deixasse de depender de e-mail e planilha justamente na frente de negócio que já respondia por mais de 40% das novas receitas da companhia, hoje responsável por mais de 4 mil eventos patrocinados por ano. Hoje a plataforma gerencia diretamente mais de 1 mil eventos anuais, o que significa que o gargalo jurídico capaz de travar um evento por vez virou um fluxo com aprovação previsível e rastreável.

Esse ganho aparece em detalhes concretos do dia a dia da operação. Fornecedores que antes precisavam reenviar documentação a cada novo evento passaram a ter cadastro único e validado, o que elimina auditorias repetidas. A controladoria, que antes fechava resultados com semanas de atraso por depender de planilhas manuais, hoje acompanha o custo de cada evento em tempo real. Times de diferentes filiais, que antes discutiam por e-mail quem era o responsável por aprovar o quê, passaram a seguir o mesmo fluxo dentro da plataforma, com histórico visível para todas as áreas.

• ✓Padronização de fornecedores sem depender de auditoria manual recorrente a cada novo evento
• ✓Rastreabilidade completa do ciclo de vida de cada evento, da solicitação inicial à aprovação final e ao encerramento financeiro
• ✓Previsibilidade financeira para a controladoria acompanhar o resultado de cada evento em tempo real, não apenas ao final do mês
• ✓Redução de retrabalho entre jurídico, financeiro, marketing e operação, que hoje compartilham o mesmo histórico de aprovação

Por que este case importa para empresas de qualquer setor

A lição por trás do Legal Connections vale para qualquer empresa, dentro ou fora do setor de bebidas: entender o processo de negócio antes de decidir que tecnologia construir. Fluxo jurídico ou financeiro travado em aprovações recorrentes é risco de receita em qualquer operação que dependa disso todos os dias, seja um evento patrocinado, um contrato de fornecimento ou uma liberação de crédito. Uma rede de varejo que precisa aprovar contratos de reposição com centenas de fornecedores regionais enfrenta o mesmo tipo de gargalo: cada dia de atraso na aprovação jurídica é um dia a mais de prateleira vazia ou de promoção que não sai do papel. Na indústria, o mesmo problema aparece na liberação de contratos com transportadoras e distribuidores, onde um atraso jurídico pode travar uma linha inteira de fornecimento.

Plataformas híbridas, com versão web e mobile, atendem qualquer operação que combine trabalho de escritório com atividade em campo, do varejo à indústria, sempre que times precisam consultar ou aprovar algo fora do domínio corporativo. Construir esse tipo de solução exige o mesmo cuidado de arquitetura de um sistema web corporativo, para que o painel de gestão e o aplicativo de campo compartilhem as mesmas regras de aprovação sem duplicar dados.

Para montar esse tipo de solução sem inchar o quadro interno, muitas empresas recorrem a modelos de outsourcing de TI, que reúnem consultoria, desenvolvimento e UX em uma equipe multidisciplinar dimensionada para o projeto. É assim que a Agence atende operações enterprise complexas a partir de escritórios em São Paulo, Campo Grande, Santiago, Bogotá e Nova York.

Se a sua empresa também sofre com aprovações que dependem de mensagens soltas e arquivos perdidos, vale entender como esse mesmo diagnóstico se aplicaria ao seu processo antes de escolher uma ferramenta pronta.

Perguntas frequentes sobre o Legal Connections e a automação de fluxo jurídico

Leve seu projeto adiante com a Agence

O que resolveu o gargalo jurídico da Ambev não foi uma lista de funcionalidades prontas, foi o diagnóstico que veio antes delas. O mesmo caminho vale para destravar qualquer fluxo de aprovação: mapear o processo real, desenhar um sistema sob medida e ganhar rastreabilidade e previsibilidade como a Ambev ganhou com o Legal Connections. Fale com a Agence sobre o seu processo e descubra qual caminho faz mais sentido para o seu negócio.

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